Archivierung von Schulratsakten
Rechtsgrundlagen
Gesetz über die Archivierung vom 11.05.2006 (Archivierungsgesetz; SGS 163)
http://bl.clex.ch/data/163
Fachweisung
Schulräte unterstehen dem Archivierungsgesetz. Sie müssen ihre Akten, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem zuständigen Archiv zur Archivierung anbieten.
Welche Akten müssen archiviert werden?
- Archiviert werden muss eine vollständige Protokollserie (inkl. schriftliche Anträge).
- Alle weiteren Unterlagen (Korrespondenz, Pendenzenlisten, Kopien etc.) müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren (Vorschlag der Landeskanzlei) kontrolliert entsorgt werden (Aktenvernichtung, resp. Löschen der digitalen Versionen).
- Für den Umgang mit Personalakten siehe entsprechendes Kapitel im Handbuch: Personaldossier und Personaldaten.
Welches Archiv ist zuständig?
- Schulräte der kantonalen Schulen (Gymnasien, Berufsfachschulen, Sekundarschulen) liefern ihre Akten an das Staatsarchiv ab ([email protected], 061 552 76 00)
- Schulräte der Gemeindeschulen (Primarstufe und Musikschulen) liefern ihre Akten an die zuständigen Archive ihrer Gemeinde oder ihres Schulkreises ab.
Wer liefert die Akten ab?
Das Staatsarchiv empfiehlt, dass die Protokolle der Schulräte im jeweiligen Schulsekretariat abgelegt werden. Dieses soll die Akten in regelmässigen Abständen dem zuständigen Archiv übergeben. Auf eine private Archivierung der Schulratsakten ist aus Datenschutzgründen zu verzichten.
Wie werden die Akten archiviert?
Das Staatsarchiv nimmt die Akten entweder in elektronischer Form oder als Papierakten entgegen. Die Akten müssen auf jeden Fall nach Sitzungsdatum geordnet und mit einem Verzeichnis erschlossen sein. Elektronische Dokumente müssen einen systematischen und einheitlichen Dokumentennamen haben und sollen nur in einer Version abgeliefert werden. Für Details wenden Sie sich an das Staatsarchiv.
Wie die Akten an Gemeindearchive abzuliefern sind, ist mit dem zuständigen Archiv zu klären.