Unter einem Dach vereint

Nach 1,5-jährigen Umbau- und Sanierungsarbeiten können seit November 2022 alle Mitarbeitenden der Abteilung Rechnungswesen, Einkauf und Logistik (REL) im ehemaligen Gebäude der Schul- und Büromaterialverwaltung (SBMV) an der Rheinstrasse 32 zusammenarbeiten. Die aktuellen Zuständigkeiten und diverse Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden zur Umbau- und Umzugsphase finden Sie hier.

Doppelspurigkeiten beseitigen, die Chancen der Digitalisierung nutzen und die Dienstleistungen des Druckwesens, der Logistik und der Beschaffung weiter an die Bedürfnisse der kantonalen Verwaltung und der Schulen anpassen: aus diesen Gründen wurde die ehemalige SBMV per 1. Januar 2021 ins Zentrale Rechnungswesen (ZRW) integriert. So entstand im Generalsekretariat die neue Abteilung REL unter der Leitung von Alex Bayl. Seit August 2021 wurde die interne Hausdruckerei aufgelöst, Prozesse innerhalb aller Bereiche optimiert und neu strukturiert sowie das Beschaffungswesen für Schul- und Büromaterialien standardisiert, zentralisiert und durch einen neuen Webshop attraktiver und kundenorientierter ausgerichtet. Innerhalb der Abteilung REL wurden die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen wie folgt geregelt:

Im Team Rechnungswesen wurde unter der Leitung von Markus Morand die Verantwortlichkeit für das finanzielle Rechnungswesen sowie die zentrale Buchführung und Rechnungslegung für die gesamte BKSD neu organsiert.. Des Weiteren stehen der Ausbau des Internen Kontrollsystems (IKS), Digitalisierungsprojekte im Finanzbereich und die Weiterentwicklung des Kreditorenworkflows im Fokus.

Das Team Einkauf und Logistik unter der Leitung von Jörg Feldmann wurde neu in die drei Bereiche Einkauf, Administration und Druckwesen sowie Logistik gegliedert. Der Bereich Einkauf ist neben der Beschaffung von Schul-, Büromaterial und Lehrmitteln sowie Polizei- und Reinigungsmaterial auch für den neuen Webshop zuständig. Die Mitarbeitenden im Druckwesen übernehmen die Koordination und Vermittlung aller Druckaufträge der kantonalen Verwaltung sowie der Schulen. Der Bereich Logistik plant und verantwortet die pünktliche Spedition der Bestellungen.

Seit Ende November 2022 arbeitet die gesamte Abteilung nun unter einem Dach an der Rheinstrasse 32 in Liestal.

Umbau und Umzug aus Sicht der REL-Mitarbeitenden

Stefan Thommen, Bereichsleiter Logistik
Der Bereich Logistik war seit Beginn der Umbauarbeiten im Mai 2022 stark involviert. Die Zügelmänner der Umzugsfirma Falchi AG und später auch alle Handwerker mussten sämtliche Möbel sowie das gesamte Baumaterial über unsere Rampe bewegen. Damit unser regulärer Logistikbetrieb nicht allzu stark beeinträchtigt wurde, mussten wir stets darauf achten, dass die Baustellenfahrzeuge die Rampe mit den spärlich vorhanden Parkplätzen in der Anlieferzone nur für kurzzeitiges Be- und Entladen benutzten. Für die Zwischenlagerung des Baumaterials konnten wir im Lagerbereich jeweils die benötigten Flächen zur Verfügung stellen. Erfreulicherweise hatten wir zu allen Handwerkern ein gutes Verhältnis, und so wurden auftretende Probleme rasch und unkompliziert gelöst.

Für die Bewilligung des geplanten Umbaus mussten diverse Brandschutzmauern in unserer älteren Liegenschaft neu eingezogen werden. Aufgrund der engen Platzverhältnisse waren wir über den damit verbundenen Verlust von Lagerfläche nicht gerade begeistert. Mit Unterstützung des Architekten Roland Hertner von Werkpol AG und des Bauleiters Martin Vogt vom Hochbauamt konnten wir jedoch akzeptable Lösungen finden. Im täglichen Betrieb haben wir uns schon bestens mit der neuen Situation arrangiert.

Zu Beginn standen Schadstoffsanierungen und Abrissarbeiten im Bereich der ehemaligen Hausdruckerei an. Dabei mussten diverse Backsteinwände eingerissen werden. Leider kam es trotz den Bemühungen der Baufirma zu Staubablagerungen auf unseren Lagerartikeln.

Mit der Renovation des Büroraumes für die Logistiker und die Installation eines dritten PC-Arbeitsplatzes konnte die Situation für das Lagerpersonal und die Logistik-Lernenden wesentlich verbessert werden. Ich selbst durfte ein neues Büro unmittelbar neben dem Warenlager beziehen.

Nach Abschluss der Renovations- und Umbauarbeiten im November 2022 ist der Bürotrakt nun kaum wiederzuerkennen. Anstelle der ehemaligen Hausdruckerei befinden sich nun ein Grossraumbüro und ein schöner Aufenthaltsraum für das gesamte REL-Team.

Erfreulicherweise wurden alle Mitarbeitenden des Bereichs Logistik auf den Jahreswechsel mit neuen Betriebskleidern ausgestattet. Damit werden wir auch unterwegs in den Schulen und der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft ein einheitliches Bild abgeben.

Michael Koch, Bereich Volksschulen und Backoffice
Im Mai 2022 durfte ich Teil der Abteilung Rechnungswesen, Einkauf und Logistik werden. Schon damals wurde der Umzug an einen neuen Ort angekündigt. Am 24. November 2022 war es soweit. Für mich als ehemaligen Umzugsfachmann war es spannend, auf der anderen Seite zu stehen. Aufgrund meiner Erfahrung konnte ich unserem Team den einen oder anderen Tipp geben. Gemeinsam wurden Schachteln gepackt, Mobiliar beschriftet und die Abläufe koordiniert. Es gelang uns, alles reibungslos abzuwickeln. Schon am Nachmittag war das Meiste wieder am richtigen Platz.

Alles in allem war die Reorganisation eine Herausforderung, die wir zusammen gut bewältigt haben. Selbstverständlich benötigten alle etwas Zeit, um eine Synergie in den Abläufen herzustellen. Aber mit offener Kommunikation und einer Portion Hilfsbereitschaft haben wir das schnell gemeistert.

Silvan Born, Logistiker Ressort Betrieb
Umbau und Umzug waren sehr gut organisiert. Unsere Dienstleistungen konnten wir immer aufrecht erhalten, da wir und die Lieferanten und Handwerker uns gut aufeinander eingestellt hatten. Es ist schön, dass nun die ganze Abteilung zusammen ist! Ich denke, das war eine sehr gute Entscheidung der Direktion. Macht weiter so!

Fotos: Michael Lehner