Vorlage an den Landrat

2.3 Erläuterungen zum Entwurf im Einzelnen

§ 1 Zweck


Kontinuität, Rechtssicherung, Transparenz staatlichen Handelns und historischer Nachvollzug sind Garanten des modernen Rechtsstaats. Staat und Gesellschaft müssen bei Bedarf jederzeit auf die archivierten staatlichen Unterlagen zurückgreifen können. Neue Anforderungen und Entwicklungen der Informationsgesellschaft, wie Riskmanagement, Oeffentlichkeitsprinzip, e-Government etc. sind ohne systematische Archivierung undenkbar.


§ 2 Geltungsbereich


Neben der eigentlichen "Kernverwaltung" inklusive Regierung, Landrat und Gerichte, sind neu auch die Einwohner- und Bürgergemeinden, sowie selbständige Verwaltungseinheiten, private Organisationen oder Private, die öffentliche Aufgaben wahrnehmen (nicht aber private Anbieter) explizit in den Geltungsbereich eingebunden. Dies entspricht der gesamtschweizerischen Praxis. Die hier gewählte Formulierung entspricht derjenigen des kantonalen Datenschutzgesetzes. Im Gemeindegesetz gibt es bisher keine expliziten Archivierungsbestimmungen. Sie sind allenfalls aus den §108 Aufgaben des Gemeindeschreibers bzw. der Gemeindeschreiberin und § 109 Aufgaben des Gemeindekassiers bzw. der Gemeindekassierin herauszulesen. Mit den Aufbewahrungsbestimmungen für Unterlagen des Rechnungswesens (§ 32 der Verordnung über den Finanzhaushalt und das Rechnungswesen der Gemeinden (Gemeindefinanzverordnung) wurde 1999 auch die Instruktion über das Kanzleiwesen der Gemeinden vom 10. Dezember 1884 aufgehoben, das detailliert verschiedene Archivierungsbestimmungen enthielt (§ 17, §§ 21 und 22 über das Rechnungs- und Kanzleiarchiv). § 22 lautete u.a.: "Der Regierungsrath wird über die Einrichtung und Ordnung der Archive den Gemeinderäten durch einen dazu geeigneten Beamten Anleitung geben lassen." Heute gibt es, ausser der Aufbewahrungspflicht beim Rechnungswesen, keine einheitlichen Bestimmungen für Gemeindearchive mehr. Diese Lücke sollte im Interesse der Rechtshandhabung aber auch des Kulturgüterschutzes wieder geschlossen werden. Die Gemeindearchive bewahren zum Teil sehr alte und äusserst wertvolle historische Quellen zur Geschichte unserer Region auf. Der explizite Einbezug Privater mit öffentlichen Aufgaben in den Geltungsbereich gewinnt zunehmend an Aktualität mit den neuen Formen der Verwaltungstätigkeit. Er ist Standard in allen neueren kantonalen Archivgesetzen und auch Bestandteil des Bundesgesetzes über die Archivierung. Wo übrigens explizit auch die Nationalbank erwähnt wird (BGA § 1, Abs.1 f.).


Im Kanton Basel-Landschaft ist die grenzüberschreitende Zusammenarbeit sehr wichtig. Mangels eindeutiger Zuständigkeit wird in diesem Bereich die konsequente Archivierung allerdings oft vernachlässigt. Es ist aber eine organisatorische Aufgabe, dies sicherzustellen und muss daher nicht explizit im Gesetz erwähnt werden.


§ 3 Begriffe


1 In Anbetracht der technologischen Entwicklung und der damit einhergehenden vielfältigen Erscheinungsformen von Datenträgern, Kommunikationsmitteln, Hard- und Software muss der Gegenstand "Archivalien" möglichst breit und umfassend definiert werden. Wesentlich bleibt dabei der Aspekt der Authentizität, d.h. die archivierte Version eines Dokumentes ist auch die rechtlich relevante. Der Begriff "Unterlagen" entspricht dem früher eher verwendeten Begriff "Akten" oder "Schriftgut". Im deutschen Sprachraum wird im Archivrecht heute der neutralere Begriff "Unterlagen" vorgezogen, um der Vielfalt der Speichermedien besser gerecht zu werden. Inbegriffen sind auch Fachanwendungen, Datenbanken, Pläne, Fotosammlungen, Bild- und Tonaufnahmen etc., soweit sie bei der Wahrnehmung der staatlichen Aufgaben entstanden sind.


2 Der weitaus grösste Teil der produzierten staatlichen Unterlagen ist nur von zeitlichem Wert und soll nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Durch die archivische Bewertung wird die Archivwürdigkeit ermittelt. Dies ist eine archivische Fachaufgabe und die eigentliche Kernkompetenz des Staatsarchivs. Nicht archivwürdige Unterlagen sollen bereits in den Dienststellen rechtzeitig und laufend ausgesondert werden und nicht als teurer Ballast unnötig über die Zeit hinweg mitgeführt werden. Darum muss sich die Perspektive der Archivierung über den ganzen Lebenszyklus der Unterlagen hinweg ausdehnen. Aktualisierte Ablagen und Archive sind qualitativ besser, übersichtlicher und erfüllen ihre Funktion im Rahmen des staatlichen Wissensmanagements viel besser.


3 Archivalien sind unersetzliche und aussagekräftige Zeugen aus dem Leben und Denken einer Gesellschaft. Diese Überlieferung muss als Kulturgut erkannt und mit ebensoviel Aufmerksamkeit und Sorgfalt erhalten werden wie andere Kulturgüter.


§ 4 Systematische Aktenführung


1 Systematische und strukturierte Aktenführung beinhaltet klare Regelungen für die Aktenbildung und -ablage innerhalb der Organisationseinheit. Wesentlich ist dabei die inhaltliche Strukturierung aufgrund eines Ordnungssystems und einer konsequenten Dossierbildung. Einzeldokumente müssen in Dossiers und damit in ihrem Kontext zusammengefasst werden, nur so behalten sie ihren Informationsgehalt und ihren Wert für das Wissensmanagement innerhalb der Verwaltung. Die Aktenführung, für viele der Inbegriff der Bürokratie, wurde bisher nie explizit geregelt, obwohl viele Gesetze, z.Bsp. bei Einsichtsrechten, immer von vorhandenen Dossiers oder Akten ausgehen. Aktenführung ist seit jeher mehr oder weniger selbstverständliche Verwaltungskultur. Mit der elektronischen Text- und Vorgangsbearbeitung haben sich jedoch eingespielte arbeitsteilige Abläufe völlig verändert. Sachbearbeiter schreiben ihre Texte meist selbst und bewahren sie bei sich als Handakten oder auf ihren individuellen PC-Laufwerken auf. Zusätzlich kursieren zahlreiche Kopien oder Versionen, von denen oft nicht ersichtlich ist, welches Stadium einer Handlung sie genau abbilden und welches die rechtlich verbindliche Version ist. Diese Entwicklung führt zu Effizienzverlusten, rechtlichen Unsicherheiten, Qualitätsproblemen und Verlust von Knowhow.


2 Dass die Archivierung bereits in der sog. "vorarchivischen" Phase eine Rolle spielt, ist an sich keine Neuheit und entspricht der Definition der Archivierung als Prozess, der den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen bestimmt (engl.: records continuum). Dabei ergeben sich immer auch "win-win-Situationen" zwischen dem Archiv und den aktenproduzierenden Stellen, da die Strukturierung und Verdichtung der Schriftgutmassen schon während der aktiven Phase der Unterlagen eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellt. Die verantwortlichen Vorgesetzten müssen die interne Informationsverwaltung als Qualitäts- und Effizienzfaktor verstehen und bei der Verteilung von Ressourcen und Prioritäten entsprechend berücksichtigen, indem sie ausreichende finanzielle Mittel und qualifiziertes Personal dafür einsetzen.


3 Seit Januar 2003 ist die Verordnung über die Aktenführung in Kraft. Sie stützt sich auf das VWOG und enthält verbindliche Minimalregelungen, die dem neuen technologischen Umfeld gerecht werden und eine minimale Einheitlichkeit innerhalb der Kantonsverwaltung schaffen sollen. Mit dieser VO hat der Regierungsrat bereits die nötigen Vorschriften für die Aktenführung erlassen. Das Staatsarchiv übernimmt dabei die Rolle einer Fachstelle für Schriftgutverwaltung (engl.: records management) und elektronische Archivierung. Es betreibt seit rund 20 Jahren aktiv und mit Erfolg Schriftgutberatung. Die Archivierung lässt sich bei einem prospektiven Ansatz sehr viel effizienter steuern und bewältigen. Die genannte VO über die Aktenführung gilt, da sie auf dem VWOG basiert,nicht für Gemeinden und selbständige Körperschaften. Dies ist nicht nötig, da diese im Rahmen der selbständigen Archivierung durchaus eigene Lösungen suchen sollen. Es ist ihnen jedoch unbenommen, die Regelungen der Kantonsverwaltung freiwillig zu adaptieren oder ganz zu übernehmen, da sie die Archivierung wesentlich rationalisieren.


§ 5 Aufbewahrung und Vernichtung


1 Die kontrollierte Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen (Archivierungsvorbehalt) bilden das eigentliche Kernprinzip oder der Grundsatz des Gesetzes. Dies ist die Basis für eine zuverlässige und nachvollziehbare archivische Bewertung und Überlieferung. Diese Bestimmung ist nicht neu. § 9 der geltenden VO über die Besorgung und die Benützung des Staatsarchivs vom 21. 2. 1961 lautet: "Ohne die Zustimmung des Staatsarchivars dürfen keine Akten vernichtet werden." Die neue Formulierung entspricht derjenigen dem Vernehmlassungsentwurf für das neue Archivgesetz des Kantons Zug. Der Archivierungsvorbehalt gilt insbesondere auch dann, wenn Unterlagen aus Datenschutzgründen vernichtet werden müssen (vgl. auch DSG § 15 und VDSG § 10 Abs. 9). Dauernd archiviert werden sollen nur aussagekräftige und verdichtete Unterlagen. Die Absicht dieser Regelung ist nicht die wahllose Aufbewahrung möglichst vieler wichtiger und unwichtiger Unterlagen ("jeden Fresszettel"), sondern die Schaffung einer soliden Grundlage für eine objektive und systematische archivische Bewertung, dh. Triage von Spreu und Weizen. Die Einflussnahme des Staatsarchivs erfolgt aufgrund grösserer Einheiten und keinesfalls auf Einzelblattebene. Angesichts der Mengen des anfallenden Schriftguts ist dies heute auch nicht mehr erst in der letzten Phase des Lebenszykus möglich. Effizienter ist ein prospektiver Ansatz im Rahmen einer gut organisierten Schriftgutverwaltung (records management): klare Regelungen bestimmen im voraus, was aufbewahrt werden soll und was zu einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden kann. Das Staatsarchiv muss rechtzeitig bestimmen, was später dauernd archiviert werden soll. Funktioniert dieses System einmal, befinden sich bereits in den Amtsablagen nur noch nachgeführte, verdichtete aber vollständige Dossiers ohne überflüssigen Ballast. Von dieser Kanalisierung der Aktenproduktion profitiert nicht nur das Staatsarchiv sondern vor allem auch die aktenproduzierende Stelle, die in der Regel dazu neigen, aus Unsicherheit, oder weil klare Regelungen fehlen, viel zu viel aufzubewahren. Im Kanton BL muss allerdings noch beachtliche Organisations- und Sensibilisierungsarbeit geleistet werden, bis dieses System auch wirklich flächendeckend wirksam ist.


2 Unterlagen müssen aus administrativen, personaltechnischen, juristischen oder politischen Gründen unter Umständen über lange Zeit aufbewahrt werden, auch wenn sie letztendlich keinen archivwürdigen Charakter haben. Dienststellen müssen sich darauf verlassen können, dass keine Unterlagen ohne ihr Wissen vernichtet werden.


3 "In dubio pro archivo" bedeutet nicht "das Staatsarchiv hat immer Recht", sondern trägt der Tatsache Rechnung, dass einmal vernichtete Unterlagen nicht wieder hergestellt, zu einem späteren Zeitpunkt aber ohne weiteres noch vernichtet werden können. In der Praxis kommen solche Widersprüche kaum vor.


§ 6 Anbietepflicht und Ablieferung


1 Eine zentrale Steuerung der Archivierung durch das Staatsarchiv ist auch im elektronischen Umfeld bisher die zuverlässigste und kostengünstigste Organisationsform. Das spezifische Knowhow sowie der notwendige Raum mit Infrastruktur können an einer Stelle konzentriert werden. Nicht zuletzt ist dies auch ein Sicherheitsfaktor, da die Sorgfalt der Dienststellen beim Umgang mit ihren Unterlagen oft nachlässt, sobald diese ein gewisses Alter haben. Die "Anbietepflicht" hat gegenüber der "Ablieferungspflicht" den Vorteil, dass erst abgeklärt werden kann, was effektiv aufbewahrt und schliesslich dem Staatsarchiv abgeliefert werden soll. Dadurch hält sich der Aufwand sowohl für die abliefernde Stelle wie für das Staatsarchiv in Grenzen.


2 Diese Regelung entspricht der bisherigen Praxis. Sie hat sich bewährt, ermöglicht schlanke Strukturen im Archivbetrieb und soll beibehalten werden. Dass die aktenproduzierenden Stellen die Aufbereitungskosten übernehmen erinnert sie in ihrem Alltag daran, dass die Archivierung fester Bestandteil der staatlichen Aufgaben ist und dass sie auch Verantwortung dafür tragen. Es ist eine Art "Verursacherprinzip".


3 Die fachgerechte Verdichtung der grossen Mengen anfallender Unterlagen nach wissenschaftlichen, rechtlichen, historischen und kulturellen Kriterien geschieht durch die sogenannte archivische Bewertung. Sie ist die eigentliche Schlüsselkompetenz des Staatsarchivs und wird vom Staatsarchiv durchgeführt. Dabei wird jedoch grundsätzlich auch die Stellungnahme der archivpflichtigen Stelle eingeholt. Dies gewährleistet die Qualität und Systematik der Überlieferung.


4 Durch die zeitlich befristete Aufbewahrung von nicht eigentlich archivwürdigen Unterlagen bietet das Staatsarchiv den abliefernden Stellen seit jeher flexible und sinnvolle Archivierungslösungen an. Dabei darf jedoch der Magazinraum im Staatsarchiv nicht unnötig von nur bedingt wertvollem Material blockiert werden. Darum ist es wichtig, dass das Staatsarchiv Anfragen nach befristeter Aufbewahrung auch ablehnen kann.


§ 7 Archivierung in den Gemeinden


Der wünschenswerte Einbezug der Gemeinden in das Archivierungsgesetz bedeutet auch einen gewissen Mehraufwand für das Staatsarchiv. Um diesen in Grenzen zu halten, wurde die Lösung der selbständigen Archivierung nach den Grundsätzen dieses Gesetzes oder der Kostenübernahme gewählt. Dadurch kann auch dem Autonomiegrad von Gemeinden Rechnung getragen werden.


Die Gemeinden bieten ihre Unterlagen jedoch nicht zur Übernahme an, sie unterbreiten dem Staatsarchiv lediglich die Bewertungsentscheide. Dadurch kann eine gewisse Einheitlichkeit in Form einer Art "Qualitätssicherung" bei der Archivierungspraxis erreicht werden. Die Gemeinden können die Bewertungsentscheide weitgehend selbständig erarbeiten und dem Staatsarchiv vorlegen. Liegt ein geeignetes Archivierungskonzept vor, läuft die Vernichtung respektive Archivierung weitgehend automatisch und muss nur noch periodisch angepasst werden. Auf diese Weise kann der Vollzug des Gesetzes mit vergleichsweise wenig Aufwand des Staatsarchivs koordiniert und kontrolliert werden.


Die Gemeindearchive befinden sich je nach den Prioritäten und Möglichkeiten der verschiedenen Gemeinden in einem sehr unterschiedlichen Zustand. Zahlreiche Anfragen von Gemeinden beim Staatsarchiv belegen aber, dass sich weitaus die meisten Gemeinden der Archivierungspflicht bewusst sind, dass aber das nötige Wissen und auch die entsprechenden Richtlinien fehlen. Bisher kann ihnen das Staatsarchiv mangels Zuständigkeit und eigener Ressourcen nur die "Empfehlungen für die Aktenführung, Aufbewahrung und Archivierung in den Gemeinden des Kantons Basel-Landschaft" anbieten, die der Staatsarchivar im Jahr 1994 mit dem Verband der Gemeindeschreiber und -verwalter ausgearbeitet hat. Dieses Dokument erfreut sich zwar grosser Beliebtheit, genügt aber den vorhandenen Bedürfnissen nur ansatzweise. Die Unterstützung der Gemeinden hängt von den Ressourcen des Staatsarchivs ab. Kehrseite der Autonomie und der selbständigen Archivierung ist, dass das Staatsarchiv einer Gemeinde seine Leistungen auch verrechnen kann.


Bezüglich Organisation der Archivierung sind die Gemeinden völlig autonom. Sie können gemeinsame Lösungen suchen. Eine minimale Grundberatung durch das Staatsarchiv sollte jedoch kostenlos bleiben. Mit geeigneten Instrumenten sollte es auch gelingen, den Gemeinden eine Art "Hilfe zur Selbsthilfe" anzubieten, wobei aber auch auf das zunehmende Dienstleistungsangebot aus dem privaten Sektor hingewiesen werden muss.


§ 8 Selbständige Archivierung


Wie bei den Gemeindearchiven müssen auch bei den selbständigen Körperschaften adaequate, pragmatische und vor allem unkomplizierte Lösungen gefunden werden, die den beschränkten Ressourcen des Staatsarchivs und dem Autonomiegrad dieser Stellen Rechnung tragen, aber dennoch Einheitlichkeit bei der Archivierung erzielen. Dies gilt auch für die selbständigen Anstalten des Kantons, die bereits jetzt mehrheitlich selbständig archivieren. Kommen die selbständigen Stellen ihrer Archivierungspflicht nicht nach, kann der Regierungsrat die Archivierung im Staatsarchiv anordnen. Dabei müssen die anfallenden Kosten von diesen Stellen selbst getragen werden.


§ 9 Zugang und Einschränkungen


Freier Zugang aber auch berechtigte Schutzbedürfnisse Betroffener sind das klassische Spannungsfeld der Archivgesetzgebung. Letztlich handelt es sich immer um einen Ermessensentscheid aufgrund einer Interessenabwägung. Der freie und möglichst kostenlose Zugang zu öffentlichen Archiven kann als archivpolitischer Grundwert im demokratischen Rechtsverständnis bezeichnet werden. Historisch gesehen ist er eine Errungenschaft der Französischen Revolution. Er nimmt in gewissem Sinn auch das Oeffentlichkeitsprinzip vorweg, ohne den noch geltenden Gegebenheiten zu widersprechen.


Die allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren dient vor allem dem sorgfältigen und einheitlichen Umgang mit öffentlicher Information und der zeitlichen Begrenzung von Einschränkungen. Sie darf weder als generelle Sperrfrist noch zur unbegründeten Ablehnung von Einsichtsgesuchen missbraucht werden. Ablehnungen von Einsichtsgesuchen müssen daher begründet werden. Auf Bundesebene und im Kanton Aargau wurde die Schutzfrist mit 30 Jahren den europäischen Fristen angepasst.


Die Schutzfrist von 100 Jahren für Personendossiers, bei denen das Geburts- oder Todesjahr nicht ermittelt werden kann, soll die nötige Sorgfalt und den Datenschutz während dieser Frist garantieren. Sie bedeutet die Interessenabwägung im Einzelfall durch das Staatsarchiv und durch die aktenproduzierende Stelle. Mit zunehmendem Alter des Dossiers verändern sich aber auch die schützenswerten Interessen. Die lange Schutzfrist soll als Begrenzung nach oben verstanden werden, so dass die Benutzung historischer Daten nicht unnötig kompliziert wird. Auskunft und Einsichtsgenehmigung für betroffene Personen richten sich nach der Datenschutzgesetzgebung und nach den übrigen geltenden Regelungen über die Akteneinsicht. Das Vorgehen bei Einsichtsbegehren wird in der VO detaillierter geregelt.


§ 10 Zugang für die abliefernden Stellen


Die abliefernden Stellen können in der Regel ihre eigenen Unterlagen für ihre Aufgabenerledigung jederzeit benutzen. Sie sind ja auch an der Beurteilung von externen Einsichtsgesuchen beteiligt. Auf das andernorts (z.Bsp. in Basel-Stadt) im Archivgesetz festgeschriebene "Nicht-Rückgriffsrecht" wird hier bewusst verzichtet. Dies würde dem Grundsatz der Ausrichtung des Archivierungsgesetzes auf den gesamten Lebenszyklus, als Kontinuum verstanden, widersprechen. In den jeweiligen gesetzlichen Grundlagen der abliefernden Stellen ist ausreichend geregelt, inwiefern und wie lange sie auf Unterlagen zurückgreifen dürfen. Selbstverständlich haben die Dienststellen kein Rückgriffsrecht auf ihre Unterlagen, wenn diese hätten vernichtet werden müssen und nur aufgrund des Archivierungsvorbehalts für die historische Überlieferung an das Staatsarchiv abgeliefert wurden (Archivierungsvorbehalt). Sollte es in spezifischen Fällen (z.Bsp. Staatsschutzfichen) notwendig sein, den Rückgriff auf abgeschlossene archivierte Dossiers zu unterbinden, müsste dies fallweise speziell geregelt werden.


Einmal archivierte Unterlagen dürfen aus Gründen der Authentizität nicht verändert werden. Berichtigungsvermerke, wie sie vom DSG vorgesehen werden, sind jedoch zugelassen und werden nicht als Veränderung verstanden.


§ 11 Entscheidkompetenz


1 Der Zugang zu staatlichen Unterlagen soll während ihrer ganzen Lebensdauer nach einheitlichen Kriterien gewährleistet oder eben eingeschränkt werden. Das bedeutet u.a., dass Informationen, die vor der Archivierung zugänglich waren, dies auch nach der Überführung ins Staatsarchiv bleiben. Die Rolle des Staatsarchivs ist vornehmlich koordinierender Art: es nimmt die Anfrage entgegen, nimmt, wenn noch Schutzfristen bestehen, Kontakt mit der zuständigen Stelle auf, und teilt den Entscheid mit. Damit bleibt nur eine einzige Ansprech- und Auskunftstelle für Einsichtsgesuche in archivierte Unterlagen. Das Staatsarchiv stellt die nötigen Entscheidgrundlagen bereit und kann aufgrund seiner Übersicht und Erfahrung die Dienststellen, die oft nur selten ein Einsichtsgesuch behandeln müssen, unterstützen und beraten. Dies ist im Interesse der Gleichbehandlung der Gesuchstellenden und einer kantonsweiten möglichst gleich gehandhabten Einsichtspraxis. Der Entscheid "im Einvernehmen" hat somit "qualitäts- und rechtssichernden" Charakter und kann auch am ehesten mit dem Vier-Augen-Prinzip, das vor allem im Finanzgeschäft gebräuchlich ist, verglichen werden.


Bei allen Einschränkungen des Einsichtsrechts, namentlich wenn schutzwürdige Interessen von Privaten oder des Staates tangiert werden, muss im Einzelfall eine Abwägung der Interessen von Betroffenen und Einsichtsuchenden stattfinden und begründet werden. Selbstverständlich müssen Entscheidungen die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG) erfüllen. Befinden sich die fraglichen Unterlagen noch in der Dienststelle, entscheidet diese selbständig über den Zugang. Es steht ihr frei, beim Staatsarchiv eine "Zweitmeinung" einzuholen, ebenso wie es möglich ist, bei der Ablieferung eine generelle Einsichtspraxis auf der Basis des Gesetzes festzulegen, die eine ständige Rückfrage im Einzelfall erübrigt. Das Vorgehen beim Einsichtsrecht soll in etwa nach dem Vorbild von Basel-Stadt in der Verordnung detaillierter geregelt werden.


2 Grundsätzlich sind keine Differenzen zwischen dem Staatsarchiv und den abliefernden Stellen in Bezug auf Einsichtsentscheide zu erwarten. Dennoch sollte für eine Pattsituation eine Lösung vorgesehen sein. Dies ist auch im Interesse der gesuchstellenden Personen, damit sie innert nützlicher Frist einen Entscheid erhalten gegen den sie allenfalls beim Regierungsrat Einsprache erheben können. Allfällige Differenzen zwischen Dienststellen sollten dies nicht unnötig verzögern.


§ 12 Aufgaben des Staatsarchivs


Das Staatsarchiv sorgt für eine effiziente und professionelle Archivierung und gewährleistet dadurch den Vollzug dieses Gesetzes. Es nimmt als Fachstelle Querschnittaufgaben für den ganzen Geltungsbereich wahr. Die fachliche Schlüsselkompetenz des Staatsarchivs ist dabei die archivische Bewertung und somit die letztliche Entscheidung über die Archivwürdigkeit.


Als zentrales Archiv der Kantonsbehörden sorgt es für die sichere und fachgerechte physische Langzeitaufbewahrung der überlieferungswürdigen Unterlagen im Staatsarchiv.


Eine wichtige Funktion des Staatsarchivs ist diejenige des historischen Informationszentrums für ein breites und vielfältiges Publikum. Passive Archivierung ohne Auswertung und Benutzung ist sinnlos und ineffizient. Durch die sachgerechte Aufarbeitung, Verdichtung und Erschliessung erhalten archivierte Unterlagen einen Mehrwert als Informationsquellen zu unterschiedlichsten Zwecken. Durch die konsequente Ausrichtung auf das Life-cycle Management und den Einbezug der aktenproduzierenden Stellen in die Verantwortung für die Archivierung kann das Staatsarchiv als relativ "schlanke" Dienststelle sehr effizient funktionieren.


§ 13 Privatarchive


Das Staatsarchiv bewahrt seit jeher zahlreiche Privatarchive unterschiedlichster Herkunft auf. Archive privater Provenienz bilden für die historische Überlieferung eine äusserst wertvolle Ergänzung zum "staatlich produzierten" Archivgut. Sie sind nicht zuletzt auch ein Korrektiv zur obrigkeitlichen Sicht, wie sie sich im staatlichen Archivgut meist widerspiegelt. Oft sind Privatarchive sonst nicht zugänglich, prekär konserviert oder gar unmittelbar von der Zerstörung bedroht. Für jedes Privatarchiv wird ein Vertrag abgeschlossen, der Eigentum, Rechtsnachfolge und Zugänglichkeit individuell regelt. Dabei wird nach Möglichkeit ein Teil der Archivierungskosten dem Deponenten übertragen, da es sich hier auch um eine Dienstleistung des Staates gegenüber Privaten handelt. Nicht ausser Acht gelassen werden darf aber, dass es sich oft um eigentliche Rettungsaktionen für die Erhaltung und Überlieferung von wertvollem Kulturgut handelt. Privatarchive werden auch von der Kantonsbibliothek und dem Kantonsmuseum übernommen. Hier hat sich über die Jahre eine arbeitsteilige Komplementarität eingespielt.


§ 14 Verrechnung von Dienstleistungen


Die Fachkompetenz des Staatsarchivs sollte auch von nicht archivierungspflichtigen Stellen genutzt werden können. Dies allerdings nicht zu Lasten der Kernaufgaben des Staatsarchivs, sondern gegen Verrechnung der Kosten. Dabei wird selbstverständlich gemäss § 5 (Verursacherfinanzierung, Kostenbeteiligung und Vorteilsabgeltung) des Finanzhaushaltsgesetzes vorgegangen. Die VO enthält detaillierte Bestimmungen zur Gebührenerhebung.


§ 15 Änderungen des Gesetzes über den Schutz von Personendaten


Das DSG und vor allem die VDSG dienten bis zum Inkrafttreten des Archivierungsgesetzes als Auffangnorm für die fehlenden aktualisierten Archivierungsvorschriften. Der Datenschutz ist mit der Archivierung weder aufgehoben noch anders geregelt. Getreu dem Prinzip des Lebenszyklus als Kontinuum gilt das DSG selbstverständlich auch für archivierte Unterlagen. Stufengerecht wird der Regierungsrat auch noch die Verordnung zum Datenschutzgesetz anpassen müssen. Hier namentlich die Paragraphen unter Kapitel C. Archivierung und Vernichtung. Dabei wird insbesondere der Begriff der "Zwischenarchivierung" aufgehoben. Diese abstrakte Konstruktion widerspricht der Ausrichtung auf den gesamten Lebenszyklus (records continuum), wie sie dem neuen Archivierungsgesetz zugrunde liegt. Da sowohl die Vernichtungsentscheide wie die Zuständigkeit für die Unterlagen während der Schutzfristen von Staatsarchiv und aktenproduzierenden Stellen geteilt werden (shared custody), ist sie überflüssig geworden.


§ 16 Änderung des Polizeigesetzes


Grundsätzlich gilt bei allen Bestimmungen über die Vernichtung von Unterlagen der Archivierungsvorbehalt. Siehe auch § 10 dieses Entwurfs sowie den neu formulierten § 15 DSG.


§ 17 Inkrafttreten


Stufengerecht wird der Regierungsrat auch das bisher geltende Recht aufheben, namentlich die Verordnung über die Besorgung und die Benützung des Staatsarchivs vom 21. Februar 1961.


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